Mach Dir Deine Rolle bewusst.

Mit der Übernahme einer Tätigkeit werden immer ausgesprochene oder unausgesprochene Aufgaben, Zuständigkeiten, Befugnisse und Rollenzuschreibungen transportiert. Im besten Fall wird das durch eine Stellenbeschreibung, besser noch durch ein Rollenprofil, in der Organisation formuliert. Oftmals bleiben die oben genannten Festlegungen aber im Verborgenen und werden nicht klar kommuniziert. Gerade bei Führungstätigkeiten werden diese Festlegungen oft nicht klar beschrieben und festgeschrieben, sondern vorausgesetzt. Daher sollte gerade der Führungskraft die eigene Rolle klar sein. Das hilft, sich gegenüber anderen Stellen abzugrenzen und sich nicht in einer immer größeren Anzahl von Aufgaben zu verlieren. Die konkrete Stelle für die Erledigung einer Aufgabe zu kennen und gegebenenfalls an diese zu delegieren, ist Grundvoraussetzung, um ergebnisorientiert arbeiten zu können.

Delegiere und finde die richtigen Adressaten

In der Praxis ist oft beobachtbar, dass bestimmte Stellen nicht adäquat und effektiv arbeiten. Gründe hierfür sind die Übernahme der „falschen“ Aufgaben oder die Tätigkeiten werden erst gar nicht erledigt, da man sich nicht zuständig fühlt. Manchmal auch nachvollziehbar, wenn Aufgaben, Über- und Unterstellungsverhältnisse und Befugnisse nicht klar kommuniziert werden. Im besten Fall kann durch die Übergabe der*die richtige Ansprechpartner*in gefunden werden, um die gestellten Tätigkeiten zu erledigen. Der Konflikt ist gelöst und die Stelle arbeitet effektiv. Die andere Möglichkeit ist, dass das betriebliche Umfeld die fehlende Leistung zu kompensieren versucht. So übernimmt beispielsweise ein*e Kolleg*in weitere Aufgaben oder der Vorgesetzte macht es lieber selbst – die vermeintlich schnellste Lösung. Richtig und langfristig erfolgreich kann nur sein, dass alle Beteiligten ihre Aufgaben kennen und effektiv zusammenarbeiten. Denn nur wenn allen Beteiligten die Rollen und Aufgaben klar kommuniziert werden und die Anforderungen geprüft und gegebenenfalls sanktioniert werden, kann das System erfolgreich funktionieren.

Betrachten wir eine Auswahl an typischen Aufgaben einer Führungskraft:

• Unternehmensziele auf den eigenen Wirkungsbereich adaptieren und formulieren
• Wege zur Zielerreichung definieren und mitteilen (Entscheidungen treffen)
• zeitliche, personelle und sächliche Ressourcen zur Verfügung stellen und deren wirtschaftliche Verwendung prüfen
• Orientierung geben
• Risiken einschätzen und daraus Maßnahmen ableiten
• …

und ergänzen diese um eine Auswahl von typischen Rollenzuschreibungen einer Führungskraft: 

• zentrale*r Ansprechpartner*in und Verantwortlicher für alle Belange des übertragenen Bereiches 
• ist fähig Entscheidungen zu treffen und Verantwortung für diese zu übernehmen 
• erfüllt eine Vorbildfunktion in fachlicher und persönlicher Hinsicht und kann Werte, Haltung und Unternehmensphilosophie intern und extern vertreten 
• hat ausdifferenzierte Kommunikationsfähigkeiten und setzt diese z.B. für Personalgespräche und in regionalen und überregionalen Gremien ein 
• … 

Das Wissen um die eigenen Aufgaben, Zuständigkeiten und Rollenzuschreibungen ermöglicht die Abgrenzung zwischen über- und untergeordneten Stellen im Unternehmen und hilft, die richtigen Arbeitsinhalte zu bearbeiten. Die Definition von Zielen und die fortlaufende Prüfung der Zielerreichung ist ein konkreter Arbeitsinhalt des Managements. Niemand erwartet vom Mitarbeitenden die Übernahme dieser Aufgabe. Ist dem so, wird die Führungskraft geführt und nicht andersherum.